Cara efektif mengelola data dan informasi telekomunikasi (bagian 1)

Jumlah informasi telekomunikasi yang dihasilkan oleh perusahaan Amerika ukuran menengah yang khas adalah mengejutkan dibandingkan dengan 20 atau lebih tahun yang lalu. Saat ini departemen TOCCOM disertakan setiap bulan dengan faktur untuk layanan lokal, jarak jauh, nirkabel, layanan internet, solusi peralatan, kontrak, dll. Secara konsisten mengatur dan memproses informasi gunung dapat menjadi sangat besar bahkan bagi departemen telekomunikasi yang paling berpengalaman sekalipun.

Manajemen dan Sistem Layanan Telekomunikasi Harian-to-Date biasanya mencakup banyak tugas – Pembayaran lisensi tagihan, mengalokasikan biaya, memodifikasi dan / atau mengoptimalkan FA Silo, mengendalikan dan menanggulangi, dll.

Mengelola dan Mengendalikan Biaya Telekomunikasi secara efektif berkaitan langsung dengan kemampuan organisasi Anda untuk mengelola dan memproses informasi telekomunikasi bulanan secara efisien.

Hal pertama yang pertama: Dapatkan terorganisir

Langkah pertama dalam manajemen informasi telekomunikasi adalah menerapkan pembagian untuk stasiun yang diatur. Informasi operasional harus dikelompokkan ke dalam lima kategori utama – Perintah akun dan pelacakan tagihan, status inventaris, penggunaan kapabilitas sistem dan fasilitas transportasi, panggilan jarak lokal dan jarak jauh, serta layanan dan informasi diagnostik.

Charge # 1: Account Orders dan Bill Tracking

Jumlah dan format tagihan tertentu yang diterima setiap bulan vendor telekomunikasi telah meningkat selama 20 tahun terakhir. Tidak jarang bahkan perusahaan kecil berukuran sedang menangani ratusan atau bahkan ribuan tagihan setiap bulan.

Kembangkan sistem internal untuk melacak pesanan akun dan pastikan bahwa setiap tagihan dapat dengan mudah diambil dan dilacak. Menggunakan catatan pemeriksaan sistematis untuk setiap akun sangat penting untuk tetap teratur. Perangkat lunak yang sederhana hingga rumit sekarang tersedia secara komersial atau Anda dapat memilih untuk mengembangkannya sendiri agar sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan Anda. Pilihan apa yang Anda pilih, pastikan sistem Anda memberi Anda status visual lengkap dari setiap akun pada satu layar.

Kabel # 2: Status Inventory

Mounting dan memperbarui lingkungan untuk semua aspek departemen telekomunikasi Anda sangat penting untuk mencapai hasil pengurangan biaya jangka panjang. Istilah "persediaan" tidak hanya berlaku untuk perangkat keras, seperti handheld nirkabel, tetapi juga tugas stasiun, nomor stasiun, fasilitas operator, dan kabel.

Organisasi besar hampir pasti akan menggunakan sistem kontrol inventaris otomatis berbasis perangkat lunak. Meskipun, itu sebisa mungkin. Jika Anda ingin menjadi inventaris, Anda akan menjadi inventaris yang menyeluruh dan inventaris peralatan dan layanan. Kegagalan untuk mengambil langkah yang tepat dalam mengatur sistem inventaris Anda hampir selalu tidak dapat dihindari dalam informasi yang diberikan oleh permulaan.

Kotak # 3: Informasi Menarik Dari Sistem Dan Operator

Mengumpulkan dan Menganalisis Sistem Penggunaan Data adalah area yang sering diabaikan dalam pengurangan biaya telekomunikasi. Informasi ini biasanya diambil dari sistem PBX atau operator atau pemasok. Bridge PBX dan ACD Systems menyimpan data tentang seberapa sering berbagai fitur digunakan. Sistem yang lebih lama mempertahankan kontrol kepemilikan sistem akses, mengharuskan pengguna untuk menerima data melalui pemasok. [Part 2 of this article can be found at the link below]



Source by Jim Martin